Питання вартості каси для бізнесу давно перейшло з площини «скільки коштує апарат» у площину сукупних витрат на роки вперед. Для досвідченого підприємця важлива не лише цифра в прайсі, а реальна вартість рро з усіма «прихованими» статтями. Розберемося, з чого складається ціна і де економія справжня, а де — уявна.
З чого складається вартість ПРРО
Бюджет на програмну касу формують чотири складові:
- абонплата за саме ПЗ (помісячно або за рік зі знижкою);
- КЕП — кваліфікований електронний підпис для касирів;
- обладнання — за потреби (смартфон, планшет чи принтер чеків уже є майже в кожного);
- обслуговування та оновлення — у нормальних рішень входить в абонплату.
Саме відсутність дорогого «заліза» й сервісного контракту робить програмну касу вигіднішою.
Орієнтири ринку 2026
Актуальні тарифи провідних сервісів:
- Checkbox — 249 грн/міс (з ПДВ), перший місяць безкоштовно, єдина ціна для всіх груп ФОП.
- Cashalot — з 2 березня 2026 запроваджено єдину універсальну ліцензію: 200 грн/міс або 2400 грн/рік (раніше для ФОП діяло 1620 грн/рік; чинним клієнтам стару ціну зберігали до 01.04.2026).
- СОТА Каса — орієнтовно від 980 до 1620 грн/рік залежно від конфігурації.
- Вчасно.Каса — тариф «Оптимальний» 249 грн/міс (2700 грн/рік), «Максимальний» 349 грн/міс; є безкоштовний тариф до 300 чеків/міс.
- Poster — ПРРО-модуль близько 200 грн/міс за касу.
Тобто реальний коридор для однієї каси — приблизно 135–350 грн/міс. Перш ніж купити прро, варто звірити поточний прайс на сайті провайдера: ціни в 2025–2026 роках помітно рухалися.
Чому програмна каса дешевша за класичну
Порівняння з апаратним РРО показове. Класична каса коштує близько 15 000 грн, плюс введення в експлуатацію, опломбування, щомісячне обслуговування і періодична заміна обладнання. Програмна каса стартує фактично з нуля — її можна запустити на смартфоні за 15 хвилин.
За два роки володіння різниця стає очевидною: апаратний РРО — це разові 15 тис. грн плюс сервіс, тоді як ПРРО за тариф 200–250 грн/міс дає ≈4 800–6 000 грн за рік без капітальних вкладень.
Безкоштовний ПРРО від ДПС: коли вистачить
Державний застосунок (касовий аппарат онлайн від ДПС) — рішення з нульовою абонплатою. Він підходить, коли у вас невеликий потік чеків і немає потреби в інтеграціях. Але функціонал мінімальний: немає товарного обліку, аналітики, повноцінної підтримки та зв’язку з обліковими системами і маркетплейсами. Для активного бізнесу ці обмеження швидко переважують економію.
КЕП: безкоштовно чи за гроші
КЕП можна отримати безкоштовно в КНЕДП ДПС. Альтернатива — комерційні або хмарні ключі (близько 270 грн/рік), зручні тим, що не «прив’язані» до фізичного носія і простіше масштабуються на кількох касирів. Для одного ФОП державного ключа зазвичай достатньо.
Як рахувати TCO
Щоб коректно оцінити прро ціна на дистанції, рахуйте сукупну вартість володіння (TCO) на 1–2 роки за формулою:
(абонплата × 12 × роки) + вартість КЕП + обладнання (якщо потрібне) + SMS-чеки.
Саме TCO, а не рядок у прайсі, показує, що вигідніше. Якщо ви плануєте купити програмний РРО, орієнтуйтеся на повну картину витрат і потрібний функціонал, а не лише на найнижчу абонплату — економія на функціях часто обертається втратою часу й ризиком штрафів.
Підсумок
У 2026 році програмний рро ціна робить цифрову касу очевидно вигіднішою за апаратну: жодних капітальних вкладень, прозора абонплата, безкоштовний старт. Головне — рахувати TCO і обирати рішення під реальні задачі бізнесу.